Inwentaryzacja jest swego rodzaju kontrolą wewnętrzna w firmie – od jej prawidłowego zorganizowania i przeprowadzenia zależy czy jednostka ma wiedzę na temat wartości swojego majątku.
Rozpoczynając inwentaryzację warto zwrócić uwagę na poniższe błędy – być może pozwoli to ich uniknąć w tym roku.
1. Brak wewnętrznej dokumentacji ustalającej zasady, czas i sposób przeprowadzania inwentaryzacji – nie wiadomo, kiedy będzie przeprowadzana inwentaryzacja, kto będzie w niej uczestniczył i w jaki sposób zostały zorganizowane prace. Brak takiej organizacji prac powoduje ogromny strach i niechęć przed tymi czynnościami, pracownikom kojarzą się z ciężką pracą, sprawdzaniem i rozliczaniem.
2. Brak szkoleń pracowników, co do sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji – pracownicy nie wiedzą, co zrobić, jeśli nie mogą znaleźć danego towaru, lub jeśli on jest niekompletny, wtedy czasami ignorują prawidłowe zapisy i sami decydują, czy dany towar pokażą w spisie czy, czy nie.
3. Nie zachowanie terminów inwentaryzacji, niestety bardzo często inwentaryzacje przeprowadzane są już po dniu bilansowym.
4. Brak prawidłowej kompensacji nadwyżek z niedoborami – często podczas sprzedaży i wydania z magazynu następują pomyłki w wydaniu towaru o tych samych właściwościach nie wiele różniących się – podczas kompensat należy rozliczać ze sobą towary o tej samej wartości.
5. Korzystanie z wydruków papierowych magazynowych z określoną ilością towarów – niestety wtedy najczęściej spis nie przebiega prawidłowo i nie odzwierciedla rzeczywistości – wzorowanie się ilością otrzymaną na wydruku powoduje, że dość często nie ma weryfikacji, jeśli faktycznie zmiany w realnej ilości są znaczące. Formularze spisowe powinny być puste.
6. Korzystanie z nowoczesne technologii dokonywania spisów z natury za pomocą np. czytników lub kolektorów i brak wykazania tych sposobów w opisach dokumentacji inwentaryzacyjnej – a tym samym brak instrukcji jak poprawnie powinna być wykonana taka inwentaryzacja.
7. Brak zachowania druków ścisłego zarachowania lub chociaż takiego sposobu traktowania dokumentacji, w związku z tym, że każda karta spisowa jest następnie podstawą do rozliczenia inwentaryzacji.
8. Brak świadomości kierowników jednostki o tym jak istotne jest przygotowanie dokumentacji inwentaryzacji, przeszkolenie pracowników, dokładne dobranie zespołów spisowych, a także rozliczenie niedoborów i nadwyżek.
9. Brak weryfikacji przesłanych potwierdzeń sald – weryfikacja rozrachunków bardzo często sprowadza się do wysłania potwierdzenia sald kontrahentom i na tym kończy się cała inwentaryzacja, natomiast należy również zweryfikować odesłane potwierdzenia i te, na które nie mamy odzewu od naszego kontrahenta.
10. Brak zachowania terminów spisu z natury środków trwałych – z reguły środki trwałe zaczynają być weryfikowane w momencie sprzedaży składnika majątku lub w sytuacji naprawy składnika majątku i braku tegoż samego składnika w ewidencji spisu środków trwałych.
Podstawa prawna:
- art. 26 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.).
Stan prawny aktualny na dzień 29.10.2021 r.