Stosownie do postanowień art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, ilekroć jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przez fakturę elektroniczną zaś, zgodnie z pkt 32 tegoż artykułu, rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Ważny moment otrzymania faktury
To, kiedy podatnik otrzyma taką fakturę, jest niezwykle istotne z punktu widzenia realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego. Chodzi o art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Od tej zasady przewidziane są pewne wyjątki, dotyczące m.in. VAT od zakupu usług noclegowych, gastronomicznych czy dotyczących samochodów osobowych.
Prawo to, jak stanowi art. 86 ust. 10b ustawy o VAT, co do zasady powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jedną z istotniejszych kwestii przy realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego jest więc to, kiedy została otrzymana faktura. W przypadku faktur papierowych, określenie tej daty zwykle nie nastręcza żadnych wątpliwości.
Data otrzymania faktury elektronicznej nie taka oczywista
Zdecydowanie trudniej jest w wypadku faktur elektronicznych. Na wstępie należy zaznaczyć, że ich wystawianie i przesyłanie, zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące tego, w jaki sposób taka akceptacja ma być wyrażona. Kwestie te ustawodawca pozostawił do swobodnej decyzji stron. Należy wiedzieć, że podatnicy mają możliwość stosowania tzw. dorozumianej zgody na wystawianie faktur elektronicznych. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 8 września 2018 r., nr IBPP2/4512-404/16-1/AZ uznał, że za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej.
Faktura elektroniczna może zostać przesłana na adres e-mail nabywcy towaru lub usługi lub udostępniona w systemie sprzedawcy tegoż towaru lub usługi, do którego to systemu nabywca może się zalogować i w dogodnym dla siebie momencie pobrać obraz tej faktury. W tym miejscu pojawia się więc pytanie, czy momentem otrzymania faktury jest dzień, w którym sprzedawca wysłał ją nabywcy lub udostępnił w swoim systemie, czy też dzień, w którym nabywca otworzył maila z tą fakturą lub też zalogował się do systemu, z którego może ją pobrać.
Konkretną odpowiedź zawiera interpretacja wydana przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 27 sierpnia 2018 r., nr 0114-KDIP4.4012.359.2018.2.BS. Wynika z niej, że momentem otrzymania elektronicznej faktury korygującej przez kontrahenta jest moment, w którym faktura ta staje się w jakikolwiek sposób dla niego dostępna, w rezultacie czego, uzyskuje on możliwość zapoznania się z jej treścią.
Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 30 czerwca 2014 r., nr ILPP4/443-201/14-2/EWW za prawidłowe uznał stanowisko wnioskodawcy – spółki, która uważała, że w przypadku faktur papierowych, za datę otrzymania faktury uznaje się, co do zasady, datę fizycznego wpływu faktury do firmy danego podatnika, potwierdzaną zazwyczaj umieszczeniem na fakturze stempla wskazującego datę jej otrzymania. W przypadku faktur otrzymywanych drogą elektroniczną, w postaci załączników do wiadomości e-mail, rolę takiego stempla będzie pełniła data wpływu danego maila na adres poczty elektronicznej spółki, wskazana w sposób trwały w nagłówkach otrzymywanych maili, które będą zapisywane i przechowywane wraz z otrzymanymi fakturami elektronicznymi, na dysku spółki.
Podstawa prawna:
- art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 931 ze zm.)