Pracownik powinien dokonać rozliczenia podróży służbowej w terminie 14 dni od jej zakończenia. W tym terminie powinien przekazać pracodawcy dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki oraz oświadczenia zawierające informacje mające wpływ na prawo do poszczególnych świadczeń z tytułu podróży służbowej oraz ich wysokość.
Wyjazd w podróż służbową pociąga za sobą pewne wydatki. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy – czyli pracownikowi będącemu w podróży służbowej (potocznie określanej delegacją) – przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. Na należności te składają się diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- noclegów,
- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Termin rozliczenia podróży przez pracownika
Zgodnie z par. 5 rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.
Przykład: Podróż służbowa zakończyła się 1 sierpnia. Termin 14-dniowy na rozliczenie delegacji przez pracownika upływa 15 sierpnia.
Obowiązujące regulacje wewnętrzne u pracodawcy spoza państwowej lub samorządowej sfery budżetowej (układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania) mogą określać krótszy termin na dokonanie rozliczenia.
Przez rozliczenie podróży służbowej należy rozumieć przekazanie przez pracownika informacji i dokumentów dotyczących poszczególnych wydatków.
Do składanego rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami (ryczałt noclegowy, ryczałty na jazdy miejscowe).
Jeżeli, rozliczając koszty delegacji, pracownik nie ma możliwości przedstawienia dokumentu potwierdzającego wydatek, składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Bezpośrednio obejmuje to nie tylko brak możliwości uzyskania danego dokumentu przez pracownika, ale również każdą jego utratę, niezależnie od przyczyn tej utraty (np. zagubiony lub zniszczony bilet).
Rozliczenie powinno być zgodne z poleceniem wyjazdu służbowego. Obejmuje to m.in. miejsce (miejsca), do którego miał udać się pracownik, czasu trwania delegacji, środki transportu.
Przykład: Pracownik miał wyjechać w podróż służbową z Warszawy do Poznania pociągiem TLK, w drugiej klasie. Takiego środka transportu dotyczyć może rozliczenie. Jeżeli więc pracownik przedstawi w rozliczeniu bilet na pierwszą klasę, to – o ile pracodawca nie wyraził zgody na zmianę klasy pociągu – przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu drugą klasą.
Ważne! W razie złożenia przez pracownika nieprawdziwych oświadczeń, informacji itp., w oparciu o które uzyskał wyższe niż należne świadczenie (np. złożył nieprawdziwe oświadczenie o braku zapewnionych śniadań w ramach usługi noclegowej), ponosi on odpowiedzialność porządkową (można w pełni przyjąć, że stanowi to ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych), jak też może stanowić to przestępstwo (wyłudzenie nienależnego świadczenia).
W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. Pobranie takiego oświadczenia od pracownika umożliwia dokonanie rozliczenia m.in.:
- diet (informacje o zapewnieniu wyżywienia całodziennego lub częściowego, kwestie wyżywienia w cenie noclegu, podanie godziny przekroczenia granicy przy delegacji zagranicznej),
- ryczałtów na przejazdy miejscowe (informacje o tym, czy pracownik ponosił, czy też nie, koszty tych przejazdów),
- kosztów przejazdów (np. prawo do ulgowych przejazdów na dany środek transportu, oświadczenie o ilości przejechanych kilometrów przy przejeździe samochodem prywatnym za zgodą pracodawcy).
Skutki niedochowania przez pracownika terminu
Przy braku szczególnych okoliczności, takich jak np. wypadek czy choroba pracownika, niedotrzymanie 14-dniowego terminu na złożenie dokumentów stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych. Może zatem pociągać za sobą odpowiedzialność porządkową zatrudnionej osoby. Może to być związane z karą upomnienia lub nagany (art. 108 kodeksu pracy).
Opóźnienie w dokonaniu rozliczenia przez pracownika absolutnie jednak nie może zostać uznane za skutkujące utratą prawa do świadczeń – przedawnienie roszczeń pracowniczych następuje z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 par. 1 k.p) , a zatem opóźnienie krótsze niż trzyletnie nie może być przyjmowane jako podstawa do niewypłacania należności delegacyjnych.
W razie niedotrzymania przez pracownika terminu rozliczenia kosztów delegacji, pracodawca jest uprawniony do dokonania potrącenia kwoty udzielonej zaliczki na podróż służbową z wynagrodzenia pracownika. Działać może w oparciu o art. 87 par. 1 pkt 3 k.p. Nie jest w tym przypadku konieczne uzyskanie zgody pracownika na potrącenie.
Wypłata świadczeń przez pracodawcę
Przepisy dotyczące świadczeń delegacyjnych nie określają, w jakim terminie po złożeniu przez pracownika rozliczenia pracodawca powinien dokonać wypłaty świadczeń wykraczających poza kwotę udzielonej przed wyjazdem zaliczki (lub w sytuacji, w której zaliczka nie została wypłacona).
Jeżeli termin ten nie został wskazany w regulacjach wewnętrznych (np. w regulaminie wynagradzania), sięgnąć należy do art. 455 kodeksu cywilnego. W zakresie nieuregulowanym przepisami prawa pracy, do stosunku pracy stosuje się bowiem odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. Jako wezwanie do zapłaty należy potraktować złożenie przez pracownika rozliczenia delegacji (przekazanie wszystkich niezbędnych do naliczenia świadczeń informacji, dokumentów, oświadczeń).
Podstawa prawna:
- par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167 ze zm.)
- art. 77(5) i 87 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 1510 ze zm.)
- art. 455 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 1360 ze zm.)