Koniec roku to czas, kiedy na przedsiębiorcach spoczywa sporo obowiązków, z których muszą się wywiązać – w tym podatkowych. Jednym z nich jest obowiązek przeprowadzenia spisu z natury (inwentaryzacji), który odzwierciedla m.in. ilość towarów, materiałów, wyrobów czy produktów. Zarówno podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, jak i prowadzący księgi rachunkowe, mają obowiązek jego sporządzania na koniec roku podatkowego. Obowiązki te wynikają odpowiednio z rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz z ustawy o rachunkowości.
Każdy przedsiębiorca, który prowadzi księgowość na podstawie KPiR, jest zobowiązany do corocznego wykonywania inwentaryzacji. Jego celem jest ustalenie faktycznego dochodu w danym roku. Jeżeli wartość inwentaryzacji wykonanej pod koniec roku podatkowego jest mniejsza niż jej wartość na początku roku, w takiej sytuacji podatnik zapłaci niższy podatek dochodowy. W przypadku, gdy firma nie ma na stanie towarów handlowych, również w takim wypadku istnieje konieczność sporządzenia spisu z natury – oczywistym jednak jest, że jego wartość będzie wynosić 0 zł. Inwentaryzację ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów według poszczególnych rodzajów jej składników bądź w jednej pozycji, jeśli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników (w takim wypadku należy takie zestawienie przechowywać łącznie z KPiR).
Wycena składników majątku
W inwentaryzacji ujmuje się informacje o liczbie towarów handlowych, zasobach surowców podstawowych oraz pomocniczych, wyrobach gotowych i półwyrobach, produkcji w toku, odpadach i brakach. Poszczególne pozycje podlegają wycenie zgodnie z ceną zakupu lub kosztem wytworzenia. W szczególnych przypadkach, wyceny składników można dokonać na podstawie cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeśli są one niższe od cen nabycia lub zakupu. Odpady użytkowe znajdujące się na stanie na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji, które utraciły swoją pierwotną wartość, wycenia się według wartości oszacowanej, biorąc pod uwagę ich przydatność do dalszego użytkowania. Wycena powinna nastąpić w ciągu 14 dni od dnia przeprowadzenia inwentaryzacji.
Spis z natury
Spis z natury powinien przede wszystkim składać się z takich danych jak: imię i nazwisko właściciela (nazwa firmy), data sporządzenia spisu, numery kolejnych pozycji spisu z natury, szczegółowe wskazanie towarów i innych składników, ilości stwierdzone w czasie spisu, jednostki miary i ceny za nie, łączna wartość spisu, a także podpisów osób sporządzających spis oraz właściciela firmy.
Również jednostki, które podlegają przepisom ustawy o rachunkowości, mają obowiązek na ostatni dzień każdego roku obrotowego przeprowadzić inwentaryzację:
- aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
- aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności – w tym pożyczek, oraz powierzonych kontrahentom własnych aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń sald wynikających z ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
- środków trwałych, do których dostęp jest w znaczący sposób utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych lub zagrożonych oraz innych określonych w ustawie o rachunkowości – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Co istotne, inwentaryzacja drogą spisu z natury dotyczy również znajdujących się w jednostce składników aktywów będących własnością innych podmiotów, powierzonych jednostce do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania – w takim wypadku jednostka powiadamia te podmioty o wynikach spisu. Ustawa o rachunkowości przewiduje, że obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
Jednostki prowadzące księgi rachunkowe mają obowiązek udokumentować przeprowadzenie oraz wyniki inwentaryzacji i powiązać je z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Podstawa prawna:
- par. 24-26 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2019 r., poz. 2544 ze zm.)
- art. 26-27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. 2023 r., poz. 120)