Współpraca pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym to kwestia kluczowa.
Jednym z obszarów współpracy jest prawidłowe przygotowanie dokumentów księgowych do biura rachunkowego. Odpowiednio opisane dokumenty – znacznie przyspieszają proces ich księgowania i rozwiewają wiele wątpliwości.
W kilku krokach wskazujemy, o czym warto poinformować księgową!
Oznaczanie dokumentów zakupu
Cel zakupu jest ważny. To, czy przedmiotem nabycia jest towar handlowy do odsprzedaży, czy może zakup narzędzi dzięki, którym usługi mogą być wykonywane to kluczowa dla księgowej informacja.
Z tego względu prosimy o opisywanie dostarczonych dokumentów zakupu towarów i usług pod względem klasyfikacji:
- towar handlowy (do odsprzedaży w stanie nieprzerobionym) – symbol T,
- materiały i surowce do wykonania usługi/produktu gotowego – symbol M,
- koszty – inne (pozostałe) wydatki np. wyposażenie, narzędzia, usługi podwykonawcze, itp. – symbol K.
W przypadku, gdy będą Państwo mieli problem z klasyfikacją prosimy o kontakt z księgowym, który udzieli Państwu w tej kwestii niezbędnych wyjaśnień.
Data odbioru faktury – prosimy o wskazanie, kto i kiedy odebrał dokumenty
- podatnicy zwolnieni VAT – prosimy o podpisywanie dokumentów zakupu towarów i materiałów (czyli tych oznaczonych literkami M i T). Na fakturze powinny być wskazane: data i podpis osoby, która towary przyjęła. Jeżeli materiały i towary zostały dostarczone do firmy lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału i poinformować o tym fakcie biuro,
- czynni podatnicy VAT – bezwzględnie podpisują WSZYSTKIE dokumenty (podpis i data).
Zakup paliw na fakturę
Z uwagi na różnorodne mechanizmy rozliczania paliwa biuro rachunkowe musi dysponować informacją, do którego pojazdu zostało zatankowane paliwo. W miarę możliwości proszę tę informację podawać już w momencie zakupu paliwa na stacji paliw. Jeżeli numer rejestracyjny nie jest wskazany w treści faktury prosimy informację tę zamieścić odręcznie.
Gastronomia
Przedsiębiorcy mogą zaliczać do kosztów podatkowych wydatki poniesione na zakup artykułów spożywczych na potrzeby sekretariatu, poczęstunków serwowanych podczas wewnętrznych spotkań firmowych, czy zakup posiłków podczas spotkań z kontrahentami. O ile, tylko spotkanie dotyczyło zakresu prowadzonej działalności gospodarczej wydatki poniesione na te cele mogą stanowić koszt. Warto kluczowe informacje zamieścić na fakturze odpowiednio opisując ją na odwrocie np. spotkanie biznesowe z kontrahentem X, spotkanie dotyczyło omówienia warunków umowy.
Zakupy inne niż standardowe
Każda działalność gospodarcza charakteryzuje się pewnego rodzaju powtarzalnością zdarzeń gospodarczych. Znamy Państwa Firmy i identyfikujemy z łatwością typowe transakcje. Jednak bardzo przydatne dla nas będą Państwa uwagi na dokumentach wskazujące: w jakim celu został poniesiony wydatek, czemu będzie służył, jakie jest jego przeznaczenie – szczególnie w tych przypadkach, gdy w dokumentach pojawia się coś niecodziennego, zakup czegoś, czego do tej pory w Państwa Firmie nie było. Adnotacja zamieszczona bezpośrednio na dokumencie zakupu, wskazująca jego cel, czy przeznaczenie, bardzo ułatwi nam pracę.
Oznaczenia GTU, EE, TP, B_SPV
Czynnym podatnikom VAT przypominamy, o konieczności oznaczania transakcji/faktur ww. symbolami. Oznaczenia proszę nanosić na dokumenty w sposób trwały, widoczny i niebudzący wątpliwości. Podkreślamy, iż biuro rachunkowe raportuje z użyciem kodów tylko te faktury, które będą zawierały wyraźnie Państwa wskazanie. Nie poddajemy analizie zasadności zastosowania lub niezastosowania ani kodów GTU, ani kodów transakcji.
Koszty częściowo prywatne, częściowo firmowe
W przypadku faktur za artykuły, które częściowo dotyczą działalności gospodarczej, a częściowo użytku prywatnego prosimy o wykreślenie tych pozycji, które nie podlegają księgowaniu (są nabyte na prywatne potrzeby). Zwracamy uwagę, by unikać zakupów, gdzie w jednej FV są i zakupy prywatne i firmowe. Najlepiej wydatki te rozdzielić na dwa osobne dokumenty w momencie zakupu w sklepie.
Cenna uwaga!
Powyższe informacje dotyczą także dokumentów przesyłanych w formie elektronicznej. Prosimy skanować dokumenty odpowiednio przygotowane do biura rachunkowego, uzupełnione o wskazane powyżej informacje.
Podkreślamy, iż każda wskazana przez Państwa informacja dodatkowa jest dla nas ważna. Państwa wskazówki służą temu, by prowadzone dla Państwa księgi były rzetelne. Współpraca w tym zakresie niesie korzyści dla obu stron. Nam, księgowym ułatwia pracę, Państwu zaś, zapewnia bezpieczeństwo podatkowe.