Od 1 stycznia 2022 r. nastąpiła zmiana w zakresie podpisywania sprawozdania finansowego poprzez umożliwienie dokonania tej czynności przez co najmniej jednego członka organu wieloosobowego.
Do tej pory sprawozdania finansowe musiały być podpisane elektronicznie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym) przez wszystkich członków zarządu, a sprawozdanie finansowe dodatkowo przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki.
Taki wymóg podpisania sprawozdania finansowego był bardzo uciążliwy, w szczególności w sytuacji zarządów wieloosobowych oraz w przypadku gdy w zarządzie zasiadali cudzoziemcy. Wymagało to ogromnego zaangażowania całego zarządu, czasami również wizyt u notariusza.
Bardzo często podpisanie sprawozdania finansowego wieloma podpisami elektronicznymi powodowało problemy z umieszczeniem go w repozytorium.
Od 1 stycznia 2022 r. elektroniczne sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności będzie mógł podpisać jeden członek zarządu wieloosobowego.
Uproszczenie to wymaga jednak spełnienia kilku warunków:
1. Wszystkie pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu muszą złożyć oświadczenia, że dokumenty finansowe spełniają wymagania przewidziane w ustawie.
Oświadczenia takie powinny być sporządzone:
- w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo
- w postaci papierowej oraz opatrzone własnoręcznym podpisem.
W przypadku odmowy złożenia oświadczenia konieczne będzie sporządzenie pisemnego uzasadnienia odmowy złożenia takiego oświadczenia.
Odmowa złożenia oświadczenia będzie traktowana równoznacznie z odmową podpisania sprawozdania, co oznacza, że będzie musiała zostać uzasadniona.
2. Elektroniczna kopia oświadczeń
Jeśli powyższe oświadczenia zostały sporządzone w postaci papierowej, opatrzonej własnoręcznym podpisem – to członek zarządu, który podpisał dokumenty finansowe elektronicznie „jest zobowiązany do zapewnia sporządzenia elektronicznych kopii tych dokumentów”.
3. Oświadczenie powinno zostać dołączone do dokumentów finansowych.
Podpisanie dokumentów finansowych „na starych zasadach”, tj. przez wszystkich członków zarządu jest w dalszym ciągu dopuszczalne.
Uwaga!
Zmiana nastąpiła również w terminie złożenia sprawozdania finansowego do Szefa KAS - dotychczas było to 10 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, a teraz będzie 15 dni.
Podstawa prawna:
- art. 52 oraz art. 13 ust. 3 ustawy z 29.09.1994 o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.),
- art. 27 ust. 2 ustawy z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.).
Publikacja: 21.01.2022 r.