Od 1 stycznia 2022 r. w Polsce działa Krajowy System e-Faktur, znany pod skrótem KSeF. Aktualnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, jednak w roku 2023 system ma stać się obowiązkowy dla wszystkich podatników.
Jak działa KSeF?
Ogólnie założenia systemu są dość proste. Użytkownik wystawia fakturę korzystając z posiadanego oprogramowania. Ta faktura konwertowana jest na format XML i przesyłana do systemu KSeF. KSeF nadaje jej unikalny numer i przekazuje odbiorcy końcowemu, który także korzysta z KSeF. W okresie przejściowym, gdy jeszcze nie wszyscy podatnicy są włączeni do systemu, możliwe jest pobranie wizualizacji faktury w postaci pliku PDF celem przekazania jej odbiorcy.
W systemie ma być możliwość nadawania uprawnień innym podmiotom do wystawiania faktur oraz do ich pobierania, dzięki czemu księgowi mieliby mieć możliwość korzystania z faktur wystawionych ich klientom.
Jednak już na starcie system zalicza wpadki i opóźnienia, dlatego też niewiele podmiotów zdecydowało się na korzystanie z KSeF w pierwszym miesiącu jego istnienia. Oto kilka powodów, dla których warto wstrzymać się z korzystaniem z KSeF, co najmniej przez jakiś czas.
1. Brak oprogramowania zgodnego z KSeF
Wielu dostawców oprogramowania deklaruje, że ich produkty są lub wkrótce będą gotowe na KSeF. W rzeczywistości jednak trudno znaleźć program do fakturowania, który można by dziś zakupić i bez przeszkód używać, a ci dostawcy, którzy już oferują oprogramowanie, zazwyczaj oferują je w niekonkurencyjnych cenach lub też produkt w fazie testów.
Należy się spodziewać, że w kolejnych miesiącach pojawi się szersza oferta, która pozwoli na dokonanie rozsądnego wyboru.
2. Brak użytkowników KSeF
Nawet jeśli uda się znaleźć dostawcę oprogramowania, to trudno będzie znaleźć partnera-kontrahenta, któremu będzie można wysłać faktury za pomocą KSeF, gdyż liczba użytkowników podłączonych aktualnie do systemu jest wyjątkowo mała (szacowana na mniej niż 1000).
3. Problemy ze specyfikacją faktury ustrukturyzowanej
Struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej została opublikowana dopiero 29 listopada 2021 r., natomiast struktura potwierdzenia wysłania faktury zaledwie 5 stycznia 2022 r. Należy spodziewać się, że struktury będą podlegały kolejnym zmianom, a co za tym idzie, tym samym zmianom będzie podlegało oprogramowanie do korzystania z KSeF. Wszystkie te zmiany utrudniają bieżące korzystanie z systemu.
4. Zmieniająca się specyfikacja interfejsu
Użytkownicy próbujący korzystać z KSeF informują, że Ministerstwo Finansów bez wcześniejszych zapowiedzi zmienia specyfikację interfejsu programistycznego (API), służącego do komunikacji z KSeF. Zmiany w API powodują, że komunikacja przestaje być możliwa, lub system w odpowiedzi odsyła błąd.
5. Brak wsparcia technicznego ze strony Ministerstwa Finansów
KSeF jest stosunkowo nowym rozwiązaniem, w którym mogą pojawiać się błędy. Użytkownicy zgłaszają, że system pomocy i wsparcia przy MF jest niewydolny i czekają wyjątkowo długo na odpowiedź. Zniechęca to do korzystania z KSeF.
6. Możliwe problemy podatkowe
Ministerstwo Finansów ostrzega podatników, że wystawienie faktury „tradycyjnej” a następnie wysłanie jej do KSeF jest działaniem niepoprawnym. Faktura ustrukturyzowana powinna być w pierwszej kolejności przekazana do KSeF, a po otrzymaniu przez podatnika unikalnego numeru, przekazana do odbiorcy.
Ważne!
Podatnicy, którzy nie zachowają odpowiedniej kolejności działań narażają się na zdublowanie faktur, a tym samym na problemy prawno-podatkowe.
7. Skomplikowany system uprawnień
KSeF posiada skomplikowaną strukturę uprawnień. Wprawdzie osoba fizyczna z zasady posiada uprawnienie do administrowania własną firmą, jednak w spółkach posiadających reprezentację uzyskanie uprawnień do KSeF jest zdecydowanie trudniejsze. W szczególnym przypadku, aby reprezentant podmiotu miał prawo do administrowania uprawnieniami w podmiocie, konieczne może być złożenie papierowego druku, zawierającego informację o podpisie elektronicznym spółki.
Uprawnienia mogą być dziedziczone przez poszczególne osoby. Nieuważnym działaniem można doprowadzić do jednoczesnego odebrania uprawnień wszystkim podmiotom, którym uprawnienie nadała jakaś osoba.
Tego typu nieprzejrzysta konstrukcja jest wyjątkowo nieprzyjazna dla użytkownika.
8. Pojawiające się niedostępności
Faktem jest, że każdy system elektroniczny w mniejszym lub większym stopniu narażony jest na przestoje. KSeF wydaje się być niepoprawnie zwymiarowany pod użytkowników, gdyż już minimalna ich liczba potrafi doprowadzić do „zatkania” systemu – a należy pamiętać, że faktura ustrukturyzowana staje się pełnoprawną fakturą dopiero w momencie otrzymania jej numeru z KSeF. Oznacza to, że każdy przestój systemu ma realny wpływ na płynność finansową gospodarki.
9. Ogromna liczba pól do wypełnienia
W specyfikacji faktury ustrukturyzowanej znajduje się około kilkuset różnych pól, które muszą lub mogą być wypełnione. Wiele z nich w specyfikacji posiada nic niemówiące opisy, które mogą nie być zrozumiałe dla fakturzysty, nawet posiadającego odpowiedni staż pracy. Ministerstwo wprawdzie twierdzi, że wymagane jest wypełnienie jedynie pól obowiązkowych, ale jak potraktować proceduralnie pole, w które wpisuje się kod GTU?
Oczywiste jest, że nie wszystkie towary i usługi posiadają przypisane kody GTU, ale co oznacza brak wpisu? Czy oznacza on, że dany towar/usługa nie podlega pod żaden z kodów GTU, czy też oznacza, że użytkownik uznał, że nie, mimo iż towar/usługa posiada przypisany kod, to nie ma obowiązku wpisania go na fakturze? I jak taką fakturę ma potraktować odbiorca? Księgowy? Tak wiele pytań wciąż pozostaje bez odpowiedzi.
Niekompletne informacje ze strony Ministerstwa Finansów utrudniają korzystanie z KSeF.
10. Niejasne rozporządzenie w sprawie uprawnień do KSeF
Wydaje się, że rozporządzenie z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur stanowi obowiązki, których stanowić nie powinno. W części C.3, w polu 38 obowiązkowe jest podanie adresu email osoby, która ma otrzymać uprawnienia do KSeF. Jednak ustawy podatkowe ani ustawa wprowadzająca KSeF nie nakłada na podatnika obowiązku posiadania adresu email. Co ma począć osoba, która adresu email nie posiada lub też nie chce go ujawniać urzędowi skarbowemu?
W związku z powyższym odradzamy korzystanie z KSeF w najbliższych tygodniach – co najmniej do czasu, gdy rozwiązane zostaną podstawowe problemy pojawiające się w systemie oraz powstaną odpowiednie aplikacje.
Podstawa prawna:
- ustawa z 29.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2076),
- rozporządzenie Ministra Finansów z 27.12.2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. poz. 2481).
Publikacja: 2.02.2022 r.