Przedsiębiorcy najczęściej korzystają z programów do wystawiania faktur.
Daty w fakturach najczęściej ustawiane są automatycznie – w momencie uruchamiania aplikacji czy programu.
Przedsiębiorca wystawiając fakturę wskazuje dwie daty:
- wystawienia faktury,
- sprzedaży.
Czy te daty są takie same? Czym się różnią? Czy obie są obligatoryjne?
- Data wystawienia to data, w której fizycznie wystawiana jest faktura. Jeśli przedsiebiorca wystawia fakturę 15 marca 2022 roku, to też taka data winna być na fakturze.
- Data sprzedaży to data wykonania usługi lub dostawy towarów.
Data sprzedaży może być taka sama jak data wystawienia, jeśli wykonanie usługi/dostawa towarów następuje w dacie sprzedaży.
Jeśli tak nie jest, daty te nie powinny być tożsame.
Przykład:
Przedsiębiorca „FHU IT equipment”sprzedał nabywcy 100 sztuk laptopów 22 kwietnia 2022 roku. 25 kwietnia 2022 roku księgowość przedsiębiorcy wystawiła fakturę za sprzedane towary. Data wystawienia na fakturze wskazana będzie jako 25 kwietnia 2022 roku. Data sprzedaży z kolei to: 22 kwietnia 2022 roku.
Przykład:
Przedsiębiorca „FHU Usługa pośrednictwa” wykonała usługę pośrednictwa, którą zakończyła 22 kwietnia 2022 roku. W tym dniu księgowość przedsiebiorcy wystawiła fakturę za wykonane usługi. Data wystawienia na fakturze wskazana będzie jako: 22 kwietnia 2022 roku. Data sprzedaży wskazana będzie jako: 22 kwietnia 2022 roku.
Czy obie te daty są wymagane na fakturze?
Odpowiedź na to pytanie nie jest zawsze taka sama.
Data wystawienia jest obligatoryjna i musi być umieszczona na fakturze. Natomiast data sprzedaży jest obligatoryjna tylko wtedy, gdy jest inna niż data wystawienia.
Jak wskazuje art. 106e ustawy o VAT datę wystawienia obligatoryjnie musimy umieścić, lecz datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty tylko wtedy, gdy taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.
Przykład:
Firma „Matrix sp. z o.o.” wykonała usługę pośrednictwa, którą zakończyła 22 kwietnia 2022 roku. W tym samym dniu księgowość przedsiebiorcy wystawia fakturę za wykonane usługi. Data wystawienia na fakturze wskazana będzie jako: 22.04.2022 roku. Data sprzedaży wskazana będzie jako: 22.04.2022 roku. Księgowość może nie wskazywać daty sprzedaży skoro jest taka sama jak data wystawienia. Ma prawo jednak taką datę umieścić.
Przykład:
Firma „FHU Janina Kowalska.” sprzedała 20 obrusów 15 marca 2022 roku. W tym samym dniu wystawiana jest faktura za dostarczone towary. Pani Janina nie musi wskazywać daty sprzedaży, a jedynie datę wystawienia jako 15 marca 2022 roku.
Data wystawienia faktury w niektórych przypadkach warunkuje powstanie obowiązku podatkowego w VAT np. media.
Przykład:
Przedsiębiorca wystawił fakturę za dostarczoną energię elektryczną za okres od 1 marca do 31 marca 2022 roku, w dniu 5 kwietnia 2022 roku. Obowiązek podatkowy w VAT powstał w kwietniu 2022 roku. Obowiązek podatkowy w zakresie podatku dochodowego powstał w marcu 2022 roku.
Przykład:
Przedsiębiorca wystawił fakturę za dostarczoną energię elektryczną 5 kwietnia 2022 roku, jednak nie wiedząc, że ma to znaczenie wpisał jako datę wystawienia 31 marca 2022 r. Obowiązek podatkowy w VAT powstał zatem w marcu 2022 roku, zaś w podatku dochodowym również w marcu 2022 roku.
Przykład:
Przedsiębiorca wykonał usługę konsultingową 31 marca 2022 roku, jednak wystawił fakturę, gdzie data wystawienia oraz data sprzedaży to 5 kwietnia 2022 roku. Obowiązek podatkowy u przedsiębiorcy powstał w VAT i dochodowym w kwietniu 2022 roku. Księgowość posiada nieprawidłową informację, ponieważ powinna rozliczyć zarówno VAT jak i dochodowy w marcu 2022 roku, a nie kwietniu 2022 roku.
Data wystawienia i data sprzedaży to bardzo ważne daty. Na tych datach bazuje biuro rachunkowe, które obsługuje przedsiębiorcy.
Pilnujmy prawidłowych dat.
Podstawa prawna:
- art. 106e ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2021, poz. 685 ze zm.)