Już 5 października 2021 r. wejdzie w życie ustawa o doręczeniach elektronicznych. Warto przygotować się na rewolucję w zakresie obsługi korespondencji z urzędami, jaka nas czeka w najbliższych latach.
Czym jest doręczenie elektroniczne?
Krótko mówiąc, jest to „elektroniczny list polecony”. Usługa ta pozwala na przesyłanie informacji drogą elektroniczną pomiędzy podmiotami oraz zapewnia dowody związane z posługiwaniem się tymi danymi, takie jak dowód nadania i odebrania korespondencji przez strony. Usługa ta również chroni przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany.
UWAGA: e-doręczenie to nie to samo co "poczta elektroniczna". Nie można tych usług utożsamiać ze sobą. Usługa e-doręczenia działa w oparciu o standard eIDAS zdefiniowany przez Parlament Europejski.
Czy warto korzystać z doręczeń elektronicznych?
Docelowo elektroniczna forma doręczeń korespondencji zastąpi tradycyjne listy. Forma elektroniczna posiada niewątpliwe zalety, z których najważniejsze to możliwość wysyłania i odbierania listów niezależnie od miejsca przebywania oraz dostep do korespondencji odebranej niezwłocznie po jej nadaniu. Z założenia forma elektroniczna będzie tańsza od papierowej, a z ustawy wynika, że korespondencja między osobami fizycznymi i firmami a podmiotami publicznymi (urzędami) będzie dla tych pierwszych darmowa.
Kto będzie obsługiwać doręczenia?
Publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie świadczyć Poczta Polska. Z usług tego operatora będą korzystać podmioty publiczne, czyli urzędy. Oprócz Poczty Polskiej na rynku będą mogły istnieć inne podmioty świadczące usługę kwalifikowanego e-doręczenia, a każda przesyłka, niezależnie od operatora, będzie trafiać do odpowiedniego odbiorcy.
Czy wszystkie urzędy państwowe będą obsługiwać e-doręczenia?
Ustawa nakłada na podmioty publiczne obowiązek korzystania z e-doręczeń, jednocześnie ustalając terminy uruchomienia:
- Organy administracji rządowej, jednostki budżetowe, ZUS, NFZ – od 5 lipca 2022 r.
- Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, PAN, państwowe i samorządowe instytucje kultury – od 1 stycznia 2023 r.
- Jednostki samorządu terytorialnego – od 1 stycznia 2024 r.
- Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania, Służba Więzienna – od 1 stycznia 2029 r.
Zatem za niecały rok będzie można wysyłać do i otrzymywać z urzędów skarbowych i ZUS „elektroniczne listy polecone”.
Jak mam się przygotować?
Docelowo wszyscy przedsiębiorcy będą mieli obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, który będzie wpisany do publicznie dostępnej Bazy Adresów Elektronicznych. Poniższa tabela zawiera informację o datach granicznych uzyskania adresów przez poszczególne grupy firm:
| Jednostka | Obowiązek | Termin |
| notariusz, radca prawny, adwokat, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, przedsiębiorca rejestrujący się w KRS | Posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych | Do 5 lipca 2022 r. |
| Przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 5 lipca 2022 r. | Posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych | Do 1 października 2022 r. |
| Podmioty składające wniosek o wpis do CEIDG po 31 stycznia 2023 r. | Przekazanie danych niezbędnych do utworzenia adresu do doręczeń albo podanie posiadanego adresu | W momencie składania wniosku |
| Podmioty wpisane do CEIDG do 31 stycznia 2023 r., składające wniosek o zmianę wpisu w okresie od 30 września 2025 do 30 września 2026 r. | Przekazanie danych niezbędnych do utworzenia adresu do doręczeń albo podanie posiadanego adresu | W momencie składania wniosku |
| Pozostałe podmioty wpisane do CEIDG | Uzyskanie wpisu adresu do doręczeń do Bazy Adresów Elektronicznych | Do 30 września 2026 r. |
Osoby fizyczne nie prowadzące działalności gospodarczej mogą dobrowolnie uzyskać wpis w bazie adresów na okres 3 lat, a potem przedłużać go o kolejne trzyletnie okresy.
W jaki sposób złożyć wniosek
Od 5 października 2021 r. zostanie udostępniony wniosek o utworzenie adresu. Wniosek będzie mogła podpisać osoba upoważniona do reprezentowania podmiotu. Wniosek musi być opatrzony podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym
A co ze skrzynką ePUAP?
Po 30 września 2029 r. skrzynki ePUAP zostaną usunięte wraz z ich zawartością i nie będzie możliwe uzyskanie do nich dostępu.
Warto jak najszybciej przejść z korzystania z ePUAP na e-doręczenia, by nie utracić korespondencji urzędowej.
podstawa prawna:
- Ustawa z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. poz. 2320),
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23.07.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L 257, s. 73).