Fakty i mity o obowiązkach podatkowych związanych z przyjmowaniem zaliczek

Czym jest zaliczka na gruncie podatkowym?

Zaliczka to płatność otrzymana w całości lub w części przed wykonaniem usługi lub przed dokonaniem dostawy. Takie same skutki jak zaliczka na gruncie podatkowym wywołuje: przedpłata, zadatek, rata.

Obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą otrzymania zaliczki – fakt 

W przypadku otrzymania zaliczki obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania, w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Oznacza to, że jeżeli sprzedawca przyjął zaliczkę 1.000 zł, a całe zamówienie wynosi 5.000zł, to obowiązek podatkowy powstaje w odniesieniu do otrzymanej kwoty 1.000 zł.

Ważna uwaga!
Dla obowiązku podatkowego w VAT kluczowy jest termin otrzymania zaliczki. Data wystawienia faktury zaliczkowej z punktu widzenia podatkowego nie ma znaczenia.
 

Przygotowując dokumenty dla biura rachunkowego, warto do wystawionej faktury zaliczkowej dołączyć potwierdzenie przyjętej zaliczki np. potwierdzenie otrzymania przelewu.

Przykład 
31 maja br. podatnik wystawił fakturę zaliczkową na poczet sprzedaży. Usługi/ dostawa towarów mają mieć miejsce pod koniec czerwca. Nabywca uregulował zaliczkę z dniem 3 czerwca. Obowiązek podatkowy w takiej sytuacji powstanie 3 czerwca. Powstanie obowiązku podatkowego z tytułu otrzymania zaliczki jest niezależne od faktu jej udokumentowania. 

Każda przyjęta zaliczka generuje obowiązek podatkowy w podatku VAT – mit

Nie każda przyjęta zaliczka generuje obowiązek podatkowy.
Istnieje kilka przypadków, w których fakt otrzymania zaliczki będzie neutralny na gruncie podatku VAT. Zaliczka nie generuje obowiązku podatkowego w przypadku:

• transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),
• zaliczek, które nie są dokonywane na poczet konkretnego świadczenia np. przedmiot dostawy/ świadczenia nie jest konkretnie znany. Aby rozpoznać obowiązek podatkowy konieczne jest szczegółowe określenie konkretnego towaru/ konkretnej usługi będącej przedmiotem zamówienia. Obowiązek podatkowy nie powstanie jeżeli płatność ma charakter definitywny i jest dokonywana na poczet konkretnego świadczenia. Nie ma takiego charakteru np. kaucja zwrotna, która ma charakter zabezpieczający.
• przyjęta zaliczka nie generuje też obowiązku podatkowego w przypadku ściśle określonego rodzaju usług np. najmu. dzierżawy, leasingu, ochrony osób, usług dozoru, przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej. To wybrane przykłady.

Przyjęta zaliczka jest kwotą brutto – fakt

Przyjęta wartość zaliczki jest kwotą brutto. Oznacza to konieczność rozliczenia podatku VAT metodą w stu.
W treści wystawionej faktury zaliczkowej powinny być wskazane dane tj:

• kwota otrzymanej zaliczki brutto,
• kwota podatku VAT wyliczona wg specjalnego wzoru, tj. KP (kwota podatku) = ZB (oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty) x SP (stawka podatku)/ 100+ SP.

To tylko zaliczka, nie trzeba wystawiać dokumentu potwierdzającego jej otrzymanie – mit

Poza przypadkami wymienionymi powyżej generalnie każda otrzymana zaliczka powinna być udokumentowana. Rodzaj dokumentu będzie determinowany statusem nabywcy.

Osoba fizyczna powinna otrzymać paragon, jeżeli nie żąda wystawienia faktury. Zaś, nabywca reprezentujący firmę czy instytucję powinien otrzymać fakturę.

W przypadku dokumentowania faktu otrzymania zaliczki od kontrahenta, który jest firmą – faktura powinna być wystawiona nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zaliczki i nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją otrzymano.

W przypadku dokumentowania zaliczki otrzymanej od osoby fizycznej – paragon należy wystawić i wydać nabywcy bez jego żądania.

Paragon należy wystawić:

• jeżeli zaliczka została przyjęta w gotówce – z chwilą otrzymania zaliczki w gotówce,
• jeżeli zaliczka została przyjęta w sposób bezgotówkowy np. za pośrednictwem poczty lub banku – fakt jej otrzymania należy zarejestrować na kasie fiskalnej niezwłocznie po uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym zaliczka została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Treść faktury zaliczkowej musi zawierać bardzo konkretne, wskazane przepisami prawa dane – fakt

Poza standardowymi danymi takiego typu, jak: dane sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia czy numer wystawienia faktury w treści faktury zaliczkowej muszą pojawić się charakterystyczne, wymagane przepisami prawa dane dotyczące:

• otrzymanej kwoty zapłaty (przyjętej zaliczki),
• obliczonej kwoty podatku VAT od wartości otrzymanej zaliczki,
• oraz dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawka podatku, kwota podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Do każdej faktury zaliczkowej musi być wystawiona faktura rozliczeniowa – mit

Zgodnie z przepisami prawa tylko w sytuacji, gdy faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty – należy wystawić fakturę rozliczeniową / końcową.
Faktura rozliczeniowa, wówczas jest fakturą, która dokumentuje fakt wydania towaru lub wykonaniu usługi. W jej treści należy wskazać sumę wartości towarów lub usług pomniejszoną o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejszoną o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura rozliczeniowa w takim przypadku powinna zawierać numery faktur zaliczkowych wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Nie ma bezwzględnego obowiązku wystawiania faktury rozliczeniowej, jeżeli faktura zaliczkowa dokumentuje przyjęcie całej zapłaty (100 proc. przedpłaty).

Podstawa prawna: 

• art. 106b ust. 1 pkt 4 oraz art. 106f ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r., poz. 931 ze zm.)
• par. 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia ministra finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (tekst jedn.: Dz. U. z 2021 r., poz. 1625)