Nie stawiamy pytania, CZY nowy Polski Ład wpłynie na współpracę z biurem rachunkowym, bo to jest pewne. Postaramy się wskazać, jak istotna jest pełna współpraca z biurem rachunkowym, w celu realizacji obowiązków podatkowych i ubezpieczeniowych w nowej rzeczywistości podatkowej, która nastapi z dniem 1 stycznia 2022 r.
W interesie zarówno Państwa, jak i biura rachunkowego jest zrewidowanie zasad dotychczasowej współpracy. Jest to niezbędne, aby Państwo otrzymywali informację o wynikach zobowiązań publicznoprawnych możliwie jak najwcześniej, a biuro mogło wywiązać się ze swoich obowiązków w ustawowych terminach. Mówiąc wprost, wszyscy musimy się dostosować do nowych okoliczności.
Przychód i dochód – kluczowe dla wysokości składek ZUS
Z dniem, kiedy założenia Polskiego Ładu wejdą w życie przychód i dochód staną się nie tylko istotnym terminem podatkowym, ale i ZUSowskim.
Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne dla:
- podatników zryczałtowanego podatku dochodowego będzie – przychód
- podatników podatku liniowego i podatników rozliczających się wg skali będzie – dochód.
Zwracamy Państwa uwagę na fakt, iż do tej pory wszelkie korekty kosztów, czy przychodów wpływały tylko na zmianę zobowiązań podatkowych. W 2022 r., gdy wejdą w życie założenia Polskiego Ładu, dane te będą wpływały także na wysokość zobowiązań w ZUS (ubezpieczenia zdrowotnego).
Praktyczna wskazówka
Celem zadeklarowania prawidłowo określonej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia zdrowotne i ograniczenia do minimum korekt wskazane jest, by odpowiednio przychód i dochód zostały zaewidencjonowane na podstawie kompletu dokumentów księgowych, dokumentujących zdarzenia zgodnie ze stanem faktycznym (rzetelnych) i wystawionych zgodnie z przepisami prawa.
Co to oznacza?
- dokumenty powinny wpływać do biura rachunkowego w terminie określonym umową,
- do biura powinien być dostarczony KOMPLET dokumentów mających wpływ na określenie przychodu i dochodu,
- faktury sprzedaży bezwzględnie powinny zawierać datę wykonania usługi/datę dokonania dostawy (jeżeli FV jest wystawiana po lub przed tym dniem),
- w przypadku dokumentów potwierdzających wydatki – ich związek z działalnością gospodarczą nie powinien budzić żadnych wątpliwości.
Skutki, jakie może wywołać obliczenie przychodu/dochodu w nieprawidłowej wysokości wiążą się z koniecznością korekt złożonych do ZUS dokumentów, zmianą wysokości wpłat składek, a także dodatkowymi kosztami obsługi księgowej.
Celem wyeliminowania tych skutków już dziś prosimy o zwracanie uwagi by dokumenty dostarczane do biura były poddane szczególnej weryfikacji, przygotowane z należytą starannością, oraz przekazane w sposób uporządkowany i terminowy.
Przypominamy, jakie dane mają wpływ na określenie przychodu
- prawidłowo udokumentowana sprzedaż ze szczególnym zwróceniem uwagi na datę dokonania dostawy lub moment wykonania (zakończenia usługi),
- odsetki in plus na wyciągach bankowych – prosimy o weryfikację, czy komplet wyciągów jest dostarczany do biura. Ewidencjonowaniu podlegają także odsetki na rachunkach firmowych oszczędnościowych i lokatach terminowych,
- otrzymane kary umowne/odszkodowania, prosimy o informowanie o tego typu zdarzeniach,
- otrzymane świadczenia w naturze i otrzymane świadczenia nieodpłatne – np. użytkowanie nieruchomości czy składników majątku na podstawie umowy użyczenia, otrzymane nagrody w ramach akcji marketingowych i loterii np. sprzęty,
- otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- kluczowe dla ustalania wyniku finansowego jest także to, czy pobierają Państwo zaliczki ewidencjonowane za pomocą kasy fiskalnej. Jeżeli tak, a fakt ten nigdy nie był zgłoszony do biura – prosimy o tym poinformować księgową,
- ważne jest też prawidłowe dokumentowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, w tym przede wszystkim, by raport dobowy z ostatniego dnia miesiąca wykonać dokładnie tego dnia a nie dnia kolejnego np., raport dobowy z 30 listopada należy wykonać 30 listopada,
- należy też w sposób rzetelny opisywać przyczynę korekty w treści wystawionych faktur korygujących – od przyczyny korekty zależy termin ujęcia faktury korygującej a tym samym prawidłowe określenie przychodu.
To tylko wybrane i podstawowe kwestie, które będą istotne dla realizacji obowiązków zarówno przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowego w 2022 r. Sukcesywnie będziemy informować o kolejnych dążąc do zoptymalizowania współpracy.
Stan prawny aktualny na dzień 4.11.2021 r.