Sprzedaż towarów i usług dla osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych wymaga rejestracji transakcji na kasie fiskalnej (drukarce fiskalnej). Niektóre branże są zobowiązane do posiadania kasy fiskalnej online, czyli kasy fiskalnej która automatycznie łączy się z Centralnym Repozytorium Kas CRK za pomocą internetu.
Przedsiębiorca, który rejestruje sprzedaż na kasie fiskalnej online, ma obowiązek zapewnić połączenie przesyłania danych w sposób automatyczny w momencie, kiedy urządzenie jest w trybie fiskalnym, a także na żądanie organu podatkowego z wysyłką do Centralnego Repozytorium Kas.
Kasa online automatycznie średnio co dwie godziny łączy się z CRK i przekazuje dane, dlatego w tym czasie podatnik ma obowiązek zapewnić połączenie z internetem. Przeważnie są to godziny, w których prowadzona jest działalność gospodarcza. Niestety może się zdarzyć, że tego połączenia nie będzie lub zostanie czasowo zerwane.
W przypadku czasowego braku połączenia z systemem CRK, przedsiębiorca powinien niezwłocznie zaewidencjonować sprzedaż i zadbać o jak najszybszą możliwość transmisji danych.
Jeśli występuje trwały brak połączenia z systemem CRK, przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży i po uzyskaniu zgody od naczelnika urzędu skarbowego zapewnić połączenie internetowe w uzgodnionych z naczelnikiem urzędu, odstępach czasowych.
Przedsiębiorca musi wiedzieć, że brak internetu nie może być powodem braku rejestracji sprzedaży na urządzeniu fiskalnym.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku posiadania kas wirtualnych, tutaj brak połączenia z internetem blokuje możliwość rejestracji sprzedaży.
Kasa fiskalna (drukarka fiskalna) informuje o braku połączenia online – wyświetla się komunikat błąd kom. z rep. co oznacza błąd komunikacji z repozytorium.
Przedsiębiorca nie może ignorować takiego komunikatu. Przepisy o kasach fiskalnych online mówią o konieczności zapewnienia przez podatnika połączenia kasy z Centralnym Repozytorium Kas.
Brak takiego połączenia z winy użytkownika jest naruszeniem warunków użytkowania kas fiskalnych online i grozi za to mandat skarbowy oraz wiąże się z koniecznością zwrotu 700 zł odliczenia dokonanego przez podatnika za zakup i fiskalizację kasy online.
Interpretacje podatkowe wydane w ostatnich dwóch latach wskazują, że nie ma takiego obowiązku, żeby kasa była na stałe połączona z internetem 24h na dobę. Zasadą jest, że urządzenie fiskalne powinno być dostępne i w gotowości, żeby w momencie sprzedaży bez problemu można było zaewidencjonować transakcję.
W indywidualnej interpretacji wydanej przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 24 listopada 2020 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.601.2020.1.KP) organ potwierdza, że kasa powinna być włączona w momencie sprzedaży.
(…) kasa online nie musi być włączona w momencie, gdy Wnioskodawczyni nie ma w firmie i nie dokonuje sprzedaży wymienionych we wniosku urządzeń. Z tym, że trzeba mieć na uwadze, że kasa ta powinna być połączona z internetem w czasie, gdy Wnioskodawczyni sprzedaje urządzenia dla potrzeb sadownictwa tj. sezonowo: na wiosnę i w zimie oraz sporadycznie poza sezonem, a nie tylko wtedy, gdy dochodzi do transakcji sprzedaży. Zatem kasa online powinna zapewniać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas w czasie prowadzenia sprzedaży(…)
Przedsiębiorcy jednak nie zawsze wykonują swoje usługi w siedzibie firmy, czasami np. w przypadku usług budowlanych, usługi te są świadczone poza siedzibą. Do takiej sytuacji odnosi się interpretacja dyrektora KIS z 11 grudnia 2020 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.720.2020.2.MN, która wskazuje, że co do zasady kasa powinna być połączona z internetem w czasie godzin pracy, czyli otwarcia punktu usługowego lub firmy, a nie tylko wtedy gdy dochodzi do transakcji sprzedaży. Jeśli działalność podatnika polega na świadczeniu usługi w miejscu wykonywania remontu czy innej usługi budowlanej, to mamy do czynienia z inną sytuacją. Z powyższego wynika, że z uwzględnieniem charakteru wykonywanej działalności, może się zdarzyć, że kasa nie będzie włączona przez kilka tygodni.
Jednak co jest istotne, brak klientów w sklepie, nie pozwala na wyłączenie kasy i włączenie jej dopiero w momencie kiedy przyjdzie klient. W interpretacji indywidualnej dyrektora KIS z 25 marca 2021 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.47.2021.1.KK możemy przeczytać, że kasa online powinna być włączona i podłączona do sieci z możliwością połączenia z CRK podczas przebywania Wnioskodawcy w gabinecie, nie tylko w momencie sprzedaży, ale także, gdy Wnioskodawca przebywa w gabinecie w gotowości do świadczenia usług.
Podsumowanie
Przedsiębiorca powinien dopełnić wszelkich czynności, aby zapewnić połączenie swojej kasy online z Centralnym Repozytorium Kas. Jeśli zdarzy się sytuacja, że połączenie to zostanie utracone, wówczas podatnik zgodnie z art. 111 ust. 3ab ustawy o VAT jest zobowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i jednocześnie zapewnić połączenie niezwłocznie po ustaniu usterki. Jeśli połączenie zostanie utracone trwale, wtedy należy ustalić z naczelnikiem urzędu skarbowego połączenie w innych określonych odstępach czasu. Na udostępnianie danych w określonym czasie, podatnik powinien mieć zgodę naczelnika urzędu skarbowego.
Podstawa prawna:
- art. 111a ust. 3, ust. 3ab, ust. 6 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 931 ze zm.)
- art. 193a par. 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 2651 ze zm.)