Prowadząc działalność gospodarczą ponoszą Państwo koszty jej prowadzenia.
Standardowe pytanie, które często zadają Klienci w biurze rachunkowym brzmi:
„Co mogę wziąć w koszty?”
Z reguły pada wtedy odpowiedź:
„Kosztem może być prawie każdy wydatek poniesiony w celu uzyskania lub zachowania przychodu.”
Ważne!
Prawie każdy wydatek może być kosztem uzyskania przychodów, przepisy nie precyzują co może być kosztem, jednak przedstawiają katalog wydatków, które tym kosztem nie mogą być.
Jakie wydatki nie mogą być kosztem?
Najczęściej pojawiającymi się wydatkami, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodu są:
- wydatki na reprezentację,
- odsetki od zobowiązań podatkowych,
- wydatki na spłatę rat kredytów,
- odpisy amortyzacyjne dotyczące samochodów osobowych w części przekraczającej kwotę 150.000 zł,
- zapłacone kary umowne, odszkodowania,
- koszty egzekucyjne dotyczące zobowiązań podatkowych,
- podatek dochodowy.
Katalog kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu jest znacznie szerszy, w przypadku pojawienia się wątpliwości, zalecamy uzgodnienie wydatków z biurem rachunkowym.
Nie zawsze wydatek ma bezpośredni wpływ na uzyskanie przychodu, często mają Państwo do czynienia z wydatkami pośrednimi, które również mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, są to tak zwane koszty pozwalające na zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.
Możemy do nich zaliczyć m.in. takie wydatki jak:
- wynagrodzenia pracowników,
- składki ZUS od wynagrodzeń,
- utrzymanie siedziby firmy oraz jej wyposażenie (np. meble, komputer, drukarka),
- wydatki na marketing,
- telefony, internet, domeny,
- szkolenia pracowników, a także odzież BHP,
- utrzymanie samochodów służbowych,
- materiały biurowe,
- wynajem lokalu,
- leasing samochodów i urządzeń,
- straty w związku utraconymi właściwościami towarów np. przeterminowane, popsute towary oczywiście muszą zostać właściwie udokumentowane protokołem strat,
- wydatki związane z podatkiem od nieruchomości, gdy ta nieruchomość służy prowadzeniu działalności gospodarczej.
Koszty to wydatki, które pozwalają Państwu zarabiać więcej. Wysokie nakłady na koszty wiążą się z dużymi wydatkami środków pieniężnych, ale jednocześnie pozwalają zmniejszyć zobowiązania podatkowe. W związku z tym, w celu utrzymania płynności finansowej, należy dokładnie przeanalizować możliwości generowania kosztów. Zdecydowanie nie warto ponosić kosztów tylko i wyłącznie w celu ograniczenia zobowiązania podatkowego.
Przykład
Poniesienie kosztu na zakup urządzenia w kwocie 10.000 zł zmniejszy obciążenie podatkowe z tytułu liniowego podatku dochodowego o kwotę 1900 zł. Jeśli ta maszyna jest niezbędna do prowadzenia działalności i w niedalekiej przyszłości będziecie Państwo mogli uzyskać dzięki niej większe przychody, to jak najbardziej wydatek jest uzasadniony.
Natomiast, jeśli ta maszyna w zasadzie nie jest nam potrzebna, to wydatek w kwocie 10.000 zł pomimo zmniejszenia podatku dochodowego spowoduje utratę środków pieniężnych w kwocie 8100 zł.
Bardzo ważne jest, aby wydatki na koszty były uzasadnione, brak spełnienia tego warunku może stanowić problem, ponieważ mogą Państwo narazić się na zakwestionowanie kosztu jako kosztu uzyskania przychodu nawet wtedy, gdy będzie on miał charakter pozorny.
Organy podatkowe nie uznają za koszty również strat, które były wynikiem ewidentnych zaniedbań w organizacji czy nadzorze pracy.
Podstawa prawna:
- art. 23 ust. 1 ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.),
- art. 16 ust. 1 ustawy z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.).
Stan prawny aktualny na dzień 25.10.2021 r.