O ile możliwe jest przyjęcie nawet znaczących ograniczeń odnośnie udzielania urlopów wypoczynkowych w pewnych okresach roku, o tyle nie można z góry, bez odniesienia do konkretnej sytuacji, wyłączyć możliwości korzystania w okresach zwiększonego zapotrzebowania na pracę z urlopów na żądanie. Pracodawca może jednak odmówić udzielenia takiego urlopu, gdy w istniejącej w zakładzie pracy sytuacji wykorzystanie urlopu prowadziłoby do nadmiernego ryzyka niemożliwości zrealizowania istotnych dla firmy prac.
Pracownik może domagać się udzielenia mu w roku kalendarzowym nie więcej niż czterech dni urlopu we wskazanym przez niego terminie – tzw. urlopu na żądanie (art. 1672 kodeksu pracy). Pracodawca co do zasady powinien uwzględnić taki wniosek, a właściwie żądanie, które powinno do niego dotrzeć najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
Ograniczenie urlopów w pewnych okresach
Pracownicze prawo do wypoczynku realizowane jest w powiązaniu z prawem pracodawcy do organizowania pracy w sposób odpowiadający jego potrzebom.
Ważne: Pracodawca dookreślić może zasady wykorzystywania urlopów w prawie wewnętrznym. Obejmować to może także przyjęcie zasady nieudzielania urlopów w pewnych okresach roku.
To, że pracownik ma prawo do wypoczynku, z którym powiązane jest prawo do urlopu wypoczynkowego i odpowiadający mu obowiązek pracodawcy umożliwienia wypoczynku poprzez udzielanie urlopów nie oznacza, iż pracownik może realizować to prawo w sposób nieograniczony przez cały rok. Nie można przyjąć, że wprowadzenie w regulacjach wewnętrznych wyłączenia planowania lub ustalania terminów wypoczynku na okres letni narusza pracownicze prawo do wypoczynku. Tradycyjna atrakcyjność urlopowa tego okresu nie stoi temu na przeszkodzie.
Przykładowy zapis regulaminu pracy: W okresie od 1 lipca do 31 sierpnia urlopy wypoczynkowe nie są udzielane. Wniosek urlopowy dotyczący tego okresu może zostać zaakceptowany jedynie w wyjątkowym przypadku, w którym uzasadnia to szczególna sytuacja życiowa pracownika. Każdorazowo wniosek urlopowy dotyczący tego okresu będzie indywidualnie oceniany w oparciu o podane w nim przez pracownika uzasadnienie.
Ważne: Pracodawca nie może odmówić udzielenia na wniosek pracownika urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (na warunkach urlopu macierzyńskiego), rodzicielskim i ojcowskim.
Odmowa urlopu na żądanie
Za niedopuszczalne należy uznać wyłączenie z góry możliwości korzystania z urlopów na żądanie w pewnych terminach (okresach roku itp.). Byłoby to zdecydowanie naruszeniem regulacji art.1672 k.p. Ustawodawca wprowadził w nim co do zasady obowiązek zaakceptowania wniosku pracownika o urlop. Organizacja pracy i rodzaj działalności związane z intensyfikacją pracy w pewnych okresach roku nie pozwalają na wyłącznie tego obowiązku. Nie oznacza to jednak, że odmowa udzielenia urlopu na żądanie nie jest możliwa.
Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 22 listopada 2018 r. sygn. akt II PK 199/17, z jednej strony dominujące znaczenie ma obowiązek zatrudniającego („pracodawca jest obowiązany”), z drugiej zaś podkreślono aktywność i decyzyjność podmiotu oferującego pracę – świadczy o tym słowo „udzielić”. Zmienne te doprowadzają do co najmniej dwóch wniosków. Po pierwsze, w ramach art. 1672 k.p. pracodawcy pozostawiono niewielką przestrzeń decyzyjną, może on odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego tylko w wyjątkowych przypadkach. Po drugie, oczywiste jest, że mimo tak zdeterminowanego braku swobody podmiotem kreującym zaistnienie urlopu wypoczynkowego pozostaje jednak pracodawca. Znaczy to tyle, że pracownik nie może korzystać z tego prawa bez jego udzielenia.
Niewielka przestrzeń decyzyjna, ale jednak istnieje. Pomijając oczywistą podstawę odmowy, jaką jest brak prawa do urlopu wypoczynkowego lub wyczerpanie już w danym roku możliwości wnioskowania na podstawie art. 1672 k.p., pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy (postanowieie SN z 11 września 2012 r. sygn. akt III PK 17/12, podobnie w wyroku z 28 października 2009 r. sygn. akt II PK 123/09). Ocenić należy konkretnie występującą sytuację, a nie jedynie to, że istnieje akurat intensywny dla firmy okres.
Przykład: W okresie letnim pracodawca ze względu na intensyfikację produkcji i sprzedaży (napoje chłodzące) co do zasady nie udziela urlopów wypoczynkowych poza urlopami po urlopach „dla rodziców” oraz urlopami na żądanie. Z początkiem lipca kilkoro pracowników rozpoczęło urlopy ojcowskie, kilka innych osób stało się niezdolnymi do pracy, część personelu jest nieobecna z innych przyczyn. Ze stałego personelu pracuje poniżej 40 proc. W tej sytuacji odmowa zgody na wniosek o urlop na żądanie byłaby możliwa w oparciu o nadzwyczajną sytuację. Nie mówimy tutaj o odmowie w związku z okresem letnim będącym dla tej firmy okresem intensyfikacji pracy, ale o powstałej dodatkowo sytuacji, w której nieobecność kolejnej osoby może narazić pracodawcę na dotkliwe straty finansowe.
Podstawa prawna:
- art. 163, 1672 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r., poz. 1465)