Niemalże standardem stało się, iż dla personelu w firmie udostępniane są drobne przekąski. Kawa, herbata, soki, owoce, słodycze to poczęstunek, z którego może korzystać personel. Standardem stają się też interpretacje podatkowe, które potwierdzają, iż tego typu wydatki stanowią koszty podatkowe i obniżają dochód firmy, a tym samym podatek do zapłaty.
Tak stwierdził dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 31 maja 2022 r., nr 0111- KDIB1-2.4010.146.2022.1.AK.
Z wnioskiem o interpretację wystąpiła spółka, która stara się zapewnić swojemu personelowi odpowiednie warunki pracy. Spółka m.in.: gwarantuje stały dostęp do artykułów spożywczych. To, na co zwracamy uwagę, to fakt, iż owszem z wnioskiem wystąpiła spółka prawa handlowego, ale interpretacja jest tak samo ważna dla spółek cywilnych, czy wszystkich właścicieli prowadzących jednoosobowe pozarolnicze działalności gospodarcze. Reguły kwalifikowania wydatków do kosztów podatkowych dla wszystkich podatników są takie same bez względu na formę organizacyjną.
Cenna uwaga!
Interpretacja jest o tyle cenna, iż w przedstawionym stanie faktycznym wnioskodawca zaznaczył, że chodzi o artykuły spożywcze nie tylko dla pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy (zawarte umowy o pracę), ale także współpracowników, z którymi Firma współpracuje na podstawie umów cywilnoprawnych o stałej współpracy zawieranych w ramach prowadzonej przez nie jednoosobowej działalności gospodarczej (B2B). To zaś, oznacza, że wydatki na zakup artykułów spożywczych będą także kosztem w Państwa firmie, gdzie zadania zlecane są podwykonawcom.
Spółka, która występowała z wnioskiem o interpretację wyjaśniła, iż kupuje artykuły i przekąski takie jak woda, kawa, herbata, cukier, mleko (innych napojów np. napoje sojowe, mleko sojowe, napój owsiany, napój ryżowy, napój kokosowy i podobne używane do kawy zamiast mleka), napoje, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce, napoje typu coca-cola, sprite itp. Produkty te są dostępne we wspólnych pomieszczeniach biurowych Spółki, a ich wykorzystanie nie jest szczegółowo ewidencjonowane ani limitowane. Pracownicy i współpracownicy spółki mogą korzystać ze wskazanych artykułów tylko w czasie godzin pracy (w tym podczas przerw).
Skąd w ogóle pytanie o zasadność rozliczania wydatków w kosztach?
Wątpliwości podatnika były zasadne. Pytanie jest o tyle uzasadnione, że ustawa zabrania przedsiębiorcom zaliczania do kosztów podatkowych wydatków na reprezentację.
Ważne!
Kluczowe słowo: reprezentacja
Kosztami reprezentacji według ustawy są w szczególności wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą, celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.
Zatem reprezentacja to przede wszystkim, każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników.
Na podstawie powyższej argumentacji dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż zakup artykułów spożywczych dla pracowników i współpracowników nie stanowi reprezentacji, a zatem mogą one zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Ważna uwaga od biura rachunkowego!
Jeżeli Państwa firma ponosi wydatki na zakup artykułów spożywczych dla pracowników lub współpracowników Firmy, prosimy dopilnować, by wydatki były udokumentowane fakturą lub paragonem z numerem NIP (paragon może być podstawą księgowania jeśli jest na kwotę nie wyższą niż 450 zł).
W celach dowodowych na odwrocie dokumentu należy wskazać cel zakupu np. “artykuły spożywcze dla personelu firmy”, “artykuły spożywcze na spotkanie wewnętrzne w Firmie dnia …”, “artykuły spożywcze do poczęstunku w recepcji/ pokoju socjalnym”.
Uzasadnienie dla zaliczenia zakupów spożywczych w koszty
Kluczowe jest, by wydatek, który podatnik chce zaksięgować w kosztach spełniał następujące warunki:
- musi być poniesiony (finansowany) przez podatnika,
- musi być definitywny,
- musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- musi być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- musi być właściwie udokumentowany.
Udokumentowane fakturą wydatki za przekąski i zakup artykułów spożywczych dla pracowników i współpracowników są kosztem, ponieważ zapewnienie poczęstunku wpływa pozytywnie na atmosferę spotkań i pracy, co ma realny wpływ na ich wyniki. Udane spotkania, tak wewnętrzne, jak i z kontrahentami oraz współpracownikami prowadzą do korzyści o charakterze ekonomicznym.
Podstawa prawna:
- art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 1128 ze zm.)
- art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 1800 ze zm.)