Prywatny sprzęt może być kosztem w firmie – podpowiadamy jak załatwić formalności

Cel zakupu – prywatny czy firmowy?

W momencie zakupu nabywca ma obowiązek zadeklarować cel nabycia, tj. czy nabywa określony towar, czy usługę na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej czy też może na prywatne potrzeby.

To istotny sygnał dla sprzedawcy, który decyduje o tym, jaki dokument sprzedaży zostanie wystawiony.

Reguły dokumentowania

Jeżeli nabycie następuje na cele prowadzonej działalności gospodarczej – wówczas, transakcja dokumentowana jest fakturą.
Jeżeli nabycie następuje na cele prywatne – wówczas, transakcja dokumentowana jest paragonem. Warto jednak poprosić o fakturę imienną. Dokument będzie przydatny w chwili, gdy zapadnie decyzja, iż nabyty dla celów prywatnych składnik majątku potrzebny będzie Państwu w firmie. Bardzo często w tym przypadku, jeżeli sprzedawcą jest osoba fizyczna, która nie prowadzi firmy, dowodem zakupu bywa umowa kupna sprzedaży.

Przedsiębiorcy mają prawo wprowadzić do majątku firmy nabyte uprzednio dla celów prywatnych składniki majątku. Jako popularne przykłady można tu wymienić: urządzenia wielofunkcyjne, laptopy, samochody, maszyny.

Generalnie mówimy tu o wprowadzeniu do majątku firmy tzw. środków trwałych.

Środki trwałe to składniki majątku, tj.:

1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2) maszyny, urządzenia i środki transportu,
3) inne przedmioty, które:

są własnością lub współwłasnością podatnika,
zostały nabyte przez podatnika,
są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania,
ich przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok,
są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Prywatny składnik majątku, który spełnia wszystkie ww. warunki można wprowadzić do majątku firmy. Co więcej wydatki poniesione na jego nabycie można ująć w kosztach działalności.
Ważnym aspektem jest prawidłowa wycena.

Nowe zasady wyceny w 2022 r.

Wprowadzany do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych składnik majątku należy wycenić.

Ustawa stanowi, iż wycena powinna być dokonana w cenie nabycia nie wyższej jednak od wartości rynkowej. Nie jest wymagane by wyceny dokonał rzeczoznawca. Taką wycenę może przeprowadzić sam przedsiębiorca. Analizę warto wesprzeć dowodami w postaci screenów czy wydruków z portali typu Olx, Otomoto, Allegro.

Czytaj także: Treść umowy najmu decyduje o wysokości podatku do zapłaty

Innymi słowy, w celach dowodowych należy zgromadzić dokumentację potwierdzającą, iż wycena oparta jest na cenach rynkowych z uwzględnieniem przedmiotu wyceny, jego stanu oraz stopnia zużycia.

Przykład

Pan Adam chce wprowadzić do majątku firmy prywatny pojazd – samochód nabyty 3 lata temu. Na umowie kupna sprzedaży znajduje się cena 30.000 zł. Pan Adam ma obowiązek ustalić, jaka jest aktualna cena rynkowa samochodu i informacje o wycenie przekazać do biura rachunkowego. Nie chce jednak ponosić kosztów rzeczoznawcy – stąd dokonał analizy cen rynkowych pojazdów tego samego rodzaju i rocznika i fakt ten potwierdził wydrukami z portali, na których sprzedawane są auta.

Przykład oświadczenia składanego do biura rachunkowego w związku z chęcią wprowadzenia prywatnego składnika majątku do majątku firmy znajdziecie Państwo pod linkiem poniżej.

Protokół wprowadzenia prywatnego składnika majątku do ewidencji środków trwałych

Podstawa prawna:

art. 22g ust. 1 pkt 1 ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.).

Publikacja: 21.03.2022 r.

Prywatny sprzęt może być kosztem w firmie – podpowiadamy jak załatwić formalności