Przedsiębiorstwa wpisane do KRS i sporządzające sprawozdania finansowe są obowiązane do zamieszczania ich w Repozytorium Dokumentów Finansowych, prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Zgłaszanie dokumentów jest bezpłatne, jednak niedopełnienie tego obowiązku może mieć przykre konsekwencje.
WAŻNE!
Sprawozdanie finansowe wraz z załącznikami należy przesłać do eKRS w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia.
Jak to zrobić?
1. Założenie konta w systemie eKRS
Osoba, która będzie przesyłać sprawozdanie finansowe musi posiadać konto w systemie eKRS. Można je założyć na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/s24/strona-glowna (część dotycząca logowania na dole strony). Po podaniu adresu email, będącego loginem oraz ustanowieniu hasła, należy potwierdzić swoją tożsamość podpisem kwalifikowanym lub Profilem zaufanym.
Po poprawnym zweryfikowaniu osoby, na podany adres email wysyłane są 2 emaile: pierwszy jest informacją o utworzeniu konta, a drugi zawiera link do potwierdzenia poprawności adresu email. Po potwierdzeniu adresu, konto jest aktywne.
Istotne jest, że dany adres email może być powiązany wyłącznie z jedną osobą fizyczną.
2. Wgranie dokumentów do systemu eKRS
Jeżeli posiadamy aktywne konto, możemy przejść do Repozytorium Dokumentów Finansowych dostępnym pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/. Należy zalogować się, podając dane użyte do założenia konta.
Po zalogowaniu się widoczne jest menu umożliwiające wybór funkcji. Możliwe jest:
- przygotowywanie, edycja i składanie zgłoszeń,
- przeglądanie złożonych zgłoszeń,
- podpisywanie udostępnionych nam zgłoszeń,
- przeglądanie powiadomień.
Po wybraniu opcji „przygotowywanie zgłoszeń” na ekranie mogą ukazać się zgłoszenia, które już zapisaliśmy i które można edytować przed przesłaniem dalej:
Aby kontynuować pracę nad zapisanym uprzednio zgłoszeniem należy nacisnąć „edycja”.
Aby utworzyć nowe zgłoszenie należy nacisnąć przycisk „Dodaj zgłoszenie”.
W kroku 1 w polu wyszukiwarki należy wpisać numer KRS przedsiębiorstwa, którego dotyczy zgłoszenie. System wyszuka podmiot oraz poda dane osobowe osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu.
Po naciśnięciu „dalej” przechodzimy do kroku 2, gdzie nadajemy roboczą nazwę zgłoszeniu (nie ma ona znaczenia prawnego; służy jedynie autorowi zgłoszeń do ich łatwiejszej identyfikacji) oraz okres, jakiego zgłoszenie dotyczy. Należy też wybrać czy składane będzie sprawozdanie pojedynczego podmiotu czy grupy kapitałowej.
W kroku 3 dodajemy kolejno dokumenty. W zależności od wielkości podmiotu oraz wersji sprawozdania finansowego dokumentów może być mniej lub więcej, jednak poniższe trzy:
- roczne sprawozdanie finansowe w postaci pliku JPK,
- uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty,
- uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego
są absolutnym minimum każdej spółki.
W przypadku dodawania sprawozdania finansowego szczególną uwagę należy zwrócić na datę sporządzenia dokumentu. Datę tę można otrzymać od osoby sporządzającej sprawozdanie.
UWAGA!
eKRS kontroluje poprawność wpisania daty sporządzenia sprawozdania. Podanie błędnej daty skutkuje odrzuceniem dokumentu!
WAŻNE!
Maksymalna wielkość dodawanego pliku nie może przekraczać 5 MB, a maksymalny rozmiar wszystkich załączonych niepodpisanych dokumentów do zgłoszenia nie może przekraczać 35 MB.
Po zapisaniu wszystkich dokumentów należy nacisnąć „dalej” aby przejść do kroku 4, w którym najpierw należy zapisać zgłoszenie, następnie je zweryfikować, a na końcu podpisać.
W tym kroku może pojawić się komunikaat, iż pliki PDF nie są podpisane i w związku z tym do podpisania zgłoszenia będzie możliwe użycie wyłącznie podpisu Profilem zaufanym. Jeżeli nie chcemy korzystać z Profilu zaufanego bądź go nie posiadamy, należy pamiętać by pliki PDF zostały uprzednio opatrzone podpisem elektronicznym i dołączone do zgłoszenia w formie podpisanej.
Każde zgłoszenie musi być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania przedsiębiorstwa. Jeśli zgłoszenie dodaje osoba nieuprawniona, to musi ona przekazać gotowe zgłoszenie do podpisu osobie uprawnionej za pomocą odpowiedniej funkcji w eKRS. Taka osoba musi posiadać aktywne konto w systemie eKRS.
Zgłoszenie ogólnie może być podpisane podpisem kwalifikowanym bądź profilem zaufanym. Aby korzystać z podpisu kwalifikowanego w najpopularniejszych przeglądarkach internetowych, koniecznie jest zainstalowanie dodatku „Szafir”, którego ergonomia i szybkość działania jest mocno dyskusyjna. Wydaje się, że dużo prostsze jest używanie Profilu zaufanego.
Po poprawnym podpisaniu zgłoszenia możliwe jest jego przekazanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
WAŻNE!
Zgłoszenia robocze, niepodpisane, są usuwane z systemu eKRS po 14 dniach.
Jakie są skutki niezłożenia sprawozdania w terminie?
Konsekwencje niezłożenia sprawozdania w eKRS mogą być dotkliwe.
Niezłożenie dwóch kolejnych sprawozdań może spowodować, że sąd rejestrowy rozpocznie postępowanie dotyczące rozwiązania podmiotu wpisanego do rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego albo ustanowi dla niego kuratora.
Podmiot może być też ukarany karą grzywny, której wysokość w roku 2021 wynosi od 933,33 zł aż do 26.880.000 zł. Sąd może też wszcząć postępowanie przymuszające, polegające na nakładaniu ponawianych grzywien, aż do spełnienia obowiązku.
Kierownik jednostki może również odpowiadać za nieterminowe złożenie dokumentów osobiście, co oznacza możliwość nałożenia na niego kary ograniczenia wolności na okres od miesiąca do dwóch lat.
Podstawa prawna:
- art. 45, art. 69 i art. 79 ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.),
- art. 23 ustawa z 10.09.1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz.U. z 2021 r. poz. 408 ze zm.).
Stan prawny aktualny na dzień 12.10.2021 r.